So machen Sie Ihr Team klar

Sie leiten ein Team von Experten. Jeder Einzelne wurde sorgfältig ausgewählt. Jeder verfügt über Fähigkeiten, die notwendig sind für den Erfolg. Mit jedem Team-Mitglied haben Sie die individuellen Ziele gründlich besprochen und schriftlich festgehalten – SMART, versteht sich. In Ihren Gesprächen konnten Sie es deutlich spüren: Alle Mitglieder sind motiviert und stehen hinter der Mission ihres Vorhabens. – Und doch läuft es nicht rund.
Die Stimmung ist schlecht. Das Team ist ständig mit sich selbst beschäftigt: Konflikte werden nicht geklärt, sondern schwelen bis zum nächsten Ausbruch weiter. Rechthaberei und Schuldzuschreibungen dominieren die Kommunikation. Teamwork sieht anders aus. Sie sehen den Erfolg Ihres Vorhabens gefährdet. Was also tun? Der letzte Teambuilding-Event auf der Kart-Bahn hat zwar wirklich Spaß gemacht, spürbar geändert hat sich dadurch aber rein gar nichts.

Wenn Sie Anzeichen wie diese wahrnehmen, haben Sie ihren Job als Teamleiter noch nicht gemacht. Das ist die schlechte Nachricht. Die Gute ist: Es gibt bewährte Maßnahmen, die Ihnen helfen können, Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen. Die Vereinbarung von Zielen ist zwar wichtig, reicht aber in vielen Teams nicht aus, um gemeinsam Hochleistung zu erzielen. Versuchen Sie es einmal mit den folgenden vier Maßnahmen:

1. Verantwortung klären
Wer Verantwortung übernimmt erzeugt Verbindlichkeit. Das tut der Kommunikation im Team gut. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass jedes Mitglied ein klares Bild von seiner eigenen Rolle und der Rolle aller anderen Team-Mitglieder hat. Gute Rollenbeschreibungen erkennen Sie nicht an ihrem Textumfang, sondern daran, ob sie sich in der Praxis bewähren: Tragen sie dazu bei, die Zusammenarbeit im Team einfacher zu machen? Oder verschlimmern sie eher das Zuständigkeits-Ping-Pong? Bewährt hat sich zum Beispiel die sogenannte RACI-Matrix, die neben der Rolle des Verantwortlichen (R) auch die die des Rechenschaftspflichtigen (A), des Beraters (C) und des zu Informierenden (I) unterscheidet. Vorsicht ist geraten vor Rollenbeschreibungen aus der Retorte. Lehrbücher liefern allenfalls Anregungen, ersetzten aber nicht die Klärung im Konkreten. Was Sie brauchen, sind Regeln, die in Praxis Ihres Teams funktionieren, keine idealtypischen Wunschvorstellungen.

2. Abläufe klären
Arbeitsprozesse haben in Unternehmen einen schlechten Ruf. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die starken Marktdynamiken ausgesetzt sind. Alle Versuche – so die Grundhaltung dieser Unternehmen – die unberechenbare Realität in geordneten Arbeitsabläufen zu kanalisieren, sind zum Scheitern verurteilt. Die Prozessbeschreibung gilt hier als Killer von Kreativität und Kundenorientierung, als Vorbote von Bürokratie. Doch selbst die dynamischste Organisation braucht Prozesse. Ab einer bestimmten Teamgröße tragen Ablaufpläne maßgeblich zum Gelingen von Kommunikation bei. Wie gut das funktionieren kann, zeigen die zahlreichen Praxisbeispiele aus der Lean-Management-Schule. Kümmern Sie sich als Teamleiter darum, dass Sie die Kernprozesse in Ihrem Team durchdeklinieren, notieren, publizieren und bei Bedarf trainieren. Z.B.: Prozesse, die die interne Kommunikation betreffen, oder immer wiederkehrende Entscheidungsprozesse. Und auch hier gilt: Es gewinnen nicht die Teams mit dem dicksten Prozesshandbuch, sondern jene denen es gelingt, ihre Team-Mitglieder in die Lage zu versetzen, besser zusammenzuarbeiten.

3. Erwartungen klären
Dem militärischen Einsatz in unübersichtlicher Lage ist mit starren Befehlen nicht beizukommen. Hier bewährt sich das Konzept der Einsatzregeln. Diese funktionieren wie Leitplanken für Entscheidungen. Sie regeln, welche Aktionen unter welchen Umständen zulässig sind – und welche nicht. Einsatzregeln sind kompakte Richtlinien für militärische Gewaltanwendung. Auch in der Welt der Unternehmen kommt dieses Konzept zum Einsatz. Es ist dort besser bekannt unter seinem englischen Namen “Rules of Engagement”(RoE). Sie werden dazu genutzt,um Erwartungen zu steuern. Dabei geht es weniger um Ge- und Verbote, sondern darum den Team-Mitgliedern einen stabilen Handlungrahmen aufzuspannen, in dem sie sich sicher und produktiv bewegen können: Wie gehen wir mit Kritik um? Wie regeln wir Konflikte? Wie verhalten wir uns bei Eskalationen?

4. Fortschritte klären
Ist Ihr Team noch in der richtigen Richtung unterwegs? Stimmt die Geschwindigkeit? Wie steht es um die Qualität der Arbeitsergebnisse? Fragen dieser Art helfen den Fokus der Kommunikation auf den Fortschritt des Teams zu lenken. Auf diese Weise können Sie und das Team sich schneller und die Beseitigung von Dysfunktionen (Wer oder was bremst?) kümmern. Gute Ergebnisse sind immer ein guter Anlass Wertschätzung zu kommunizieren – eine der wichtigsten Quellen für Teamarbeit. Allerdings birgt das Gespräch über die Leistungen des Teams oder einzelner Team-Mitglieder Risiken. Das gilt insbesondere dann, wenn es auf rein subjektiven Bewertungen basiert. Verbindliche Metriken, z.B. nach dem Modell einer Balanced Scorecard, können dabei helfen das Gespräch zu versachlichen. Stellen Sie sich also die Frage, wie Sie Fortschritt in Ihrem Team messen wollen. Ein gutes Set an Metriken ist dazu geeignet die Team-Kommunikation nachhaltig zu stärken: Es versetzt Team-Mitglieder in die Lage den eigenen Beitrag zum Gesamtfortschritt besser in den Blick zu bekommen und Optimierungspotential zu entdecken. Als Teamleiter können Sie sich nun darauf konzentrieren, dieses Potential zu stärken.

Entscheidend ist: Klären Sie das alles nicht fernab vom Team, sondern mit ihm. Beziehen Sie Ihre Team-Mitglieder von Anfang an mit ein. Auf diese Weise steigern Sie die Akzeptanz der neuen Team-Tools dramatisch und schweißen Ihr Team noch fester zusammen.
Keine Frage, Klärungsprozesse dieser Art bedeuten zunächst zusätzliche Arbeit. Doch diese Arbeit zahlt sich schnell aus. Für das volle Programm haben sich 2×2 Workshoptage plus Vor- und Nachbereitung bewährt. Sprechen Sie mich an, wenn Sie mehr dazu wissen wollen.

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